Hilfe, Chaos! Wie erlange ich wieder den Überblick zurück? [7 Schritte zur perfekten ToDo-Liste]

📍Die aktuelle Lage

Heutzutage ist es wirklich schwierig, den Überblick zu behalten. Von überall prasseln Informationen auf uns ein; sei es auf der Arbeit, mit Freunden oder generell im Alltag. Wer für solche Dinge kein funktionierendes System hat, wird irgendwann untergehen. Warum? Unser Gehirn ist keine Cloud, sondern eine Denkmaschine. Unser Gehirn ist zum Nachdenken und Umsetzen da, nicht aber dafür, Dinge zu verwahren und abzuspeichern. Mit meiner 7-Schritt-Anleitung schaffst du es, den Überblick über das Chaos wiederzuerlangen und eine ToDo-Liste aufzubauen, die du in Zukunft nutzen kannst.

🧐 Schritt 0 – Bewusstsein schaffen

Bevor wir wirklich mit den sieben Schritten loslegen, musst du dir zunächst klarmachen, dass dein Chaos sich nicht von alleine auflöst. Es wird sich auch nicht sofort auflösen wie durch Zauberhand. Du musst Zeit investieren, um das Chaos zu sortieren, um es zu entwirren. Die Investition wird sich aber lohnen.

📱Schritt 1 – App auswählen

Ich arbeite vorwiegend digital. Es gibt ganz viele unterschiedliche und gute Gründe, warum du zu einer digitalen ToDo-Listen greifen solltest. Dazu mal ein eigener Beitrag. Suche dir jetzt eine ToDo-App aus, die dir zusagt. Wichtig ist wirklich, dass dir das Design zusagt und dass du die App intuitiv bedienen kannst. Ich habe etliche Apps getestet, bin aber immer wieder zu denselben Apps zurückgekehrt. Ich möchte dir hier drei Apps empfehlen, die ich persönlich absolut klasse finde. Ich habe alle Apps selber gekauft, werde weder für Werbung noch für etwas Anderes bezahlt – nur, dass das deutlich wird. Meine TOP3 ToDo-Apps sind [Todoist] [Apple Erinnerungen] und [Things3]. Die letzten beiden sind leider nur für Apple-Nutzer verfügbar, aber für alle anderen kann ich [Todoist] ebenfalls uneingeschränkt empfehlen. Todoist ist in der Grundfunktion kostenlos; die Premiumvariante brauchst du meiner Meinung nach nicht. Die Erinnerungen-App von Apple ist ebenfalls kostenlos und ist die App, die ich persönlich aktuell verwende. Things3 ist optisch sehr schön gestaltet, kostet aber allerdings schon viel Geld. Bevor du mit dem zweitem Schritt weitermachst, bitte ich dich, jetzt dir eine App auszusuchen, die du gerne testen möchtest. Die drei, wie gesagt, sind grandios und werden dir wirklich helfen.

🧺 Schritt 2 – Eingang und Listen erstellen

Nun musst du deine App einrichten. Wichtig ist, dass deine ToDo-App eine Art Eingang besitzt. Todoist und Things3 besitzen eine solche Liste bereits. Apples Erinnerungen-App leider nicht, aber das Problem lösen wir ganz schnell, indem wir einfach manuell eine Liste mit dem Namen „Eingang“ erstellen. Im nächsten Schritt überlegst du dir, in welche Bereiche du dein Leben einteilen kannst. In der Regel wird das etwas wie „Privat“ und „Beruf“ sein, Ich habe noch eine dritte Liste, die „Social media“ heißt.

📝 Schritt 3 – Unterlisten erstellen

Ich teile die drei großen Liste noch auf, sprich ich erstelle Unterlisten. Meine Liste „Privat“ besteht zum Beispiel noch aus sieben Unterlisten. Diese lauten „Gesundheit“, „Haushalt“, „Finanzen“, „Social Life“, „Geburtstage“, „Wunschliste“ und „Sonstiges“. Du kannst meine Unterlisten erst einmal übernehmen und im Laufe der Zeit immer wieder prüfen, ob diese für dich Sinn machen oder ob du andere Listen brauchst, die dein Leben besser abbilden.

🧠 Schritt 4 – Gehirn entleeren

Jetzt kommt die Magie! Alles, was du in deinem Kopf hast, musst du jetzt notieren. Und zwar im Eingang. Egal, was es ist, schreib‘ es bitte jetzt in den Eingang. Bitte sortiere noch nichts. Ich möchte nur, dass du jetzt alle Aufgaben im Eingang auflistest. Sofern Aufgaben Deadlines haben, kannst du die Deadlines bereits ergänzen. Mehr aber nicht. Nimm‘ dir für diesen Schritt auch wirklich genug Zeit; es kann sein, dass du eine halbe Stunde oder mehr Zeit brauchst, um einmal alles aufzuschreiben. Dein Gehirn wird es dir aber später danken. Es ist keine verschwendete Zeit, sondern wirklich essentiell, dass du jetzt alles aus dem Kopf bekommst.

👉 Schritt 5 – Aufgaben sortieren

Du hast alle Aufgaben im Eingang? Super, dann geht es jetzt los. Du gehst durch alle Aufgaben durch und sortierst sie jetzt in die einzelnen Unterlisten. Überprüfe dabei, ob alle Aufgaben, die eine Deadline haben sollten, auch wirklich eine haben.

🔁 Schritt 6 – Wiederkehrende Aufgaben ergänzen

Öffne jetzt deine große Liste, also entweder „Privat“ oder „Beruf“. Gehe durch jede Unterliste durch und überlege, welche wiederkehrenden Aufgaben du als Aufgabe ergänzen könntest. Mir hilft es, wenn ich wiederkehrende Aufgaben als ToDo aufschreibe, weil die App mir so ein wenig in den Hintern tritt. Wie ein sanfter Stupser in die richtige Richtung. Gehen wir mal bei mir die Liste „Privat“ und da die Liste „Gesundheit“ durch. Ich möchte jeden Tag Tagebuch schreiben, also setze ich das als tägliche Aufgabe auf die Liste. Cardiotraining möchte ich immer mittwochs und samstags machen; auch das setze ich in die Gesundheits-Liste, einfach, um mich erinnern zu lassen. Gehe so alle Listen durch und ergänze alle Gewohnheiten, an die du erinnert werden möchtest. Ein kleiner Tritt deiner ToDo-App kann wirklich Wunder bewirken.

😎 Schritt 7 – Gewohnheiten etablieren

Deine ToDo-App ist nun für den täglichen Gebrauch eingerichtet. Jetzt liegt es an dir, sie auch aktuell zu halten und regelmäßig Aufgaben einzutragen. Immer, wenn dir eine Aufgabe zugeteilt wird oder du an etwas erinnert werden möchtest, musst du diese sofort eintragen. Wenn es schnell gehen muss, kannst du die Aufgabe auch einfach in den Eingang platzieren, dafür ist er da. Jeden Morgen und jeden Abend gehst du die „Heute“-Liste durch und schaust, was du zu tun hast. Jeden Abend öffnest du deinen Eingang und sortierst die Aufgaben vernünftig ein und gibst ihnen Deadlines. Wenn du diese Schritte jeden Tag einhältst, wird deine ToDo-App für dich und nicht gegen dich arbeiten.

🚀 Fazit

Du kannst mit einer vernünftig geführten ToDo-Liste dein Gehirn entlasten und entspannter sein. So viel steht fest. Wichtig ist allerdings auch, dass du nicht nur alles sauber auflistet, sondern auch in die Umsetzung der Aufgaben kommst. Aber das steht auf einem anderen Blatt Papier – auch dazu gibt es bald mehr. Wenn du alle Schritte umgesetzt hast, melde dich unbedingt bei mir! Auch, wenn du Fragen oder bei irgendeinem Schritt Probleme hast.