Die drei Säulen für maximale Produktivität [Meine OPF-Methode]

Erstellt mit DALL-E.

☝️ Wieso bist du so produktiv?

Wie schaffst du alles nebenbei? Arbeitest du nicht Vollzeit? Hast du nicht auch nur 24 Stunden wie jeder andere? Und: Schläfst du auch mal? Diese Fragen bekomme ich immer mal wieder gestellt. In diesem Blogpost möchte ich dir daher mein Geheimnis maximaler Produktivität verraten. Wenn man es einmal verinnerlicht hat, ist es auch ganz nicht schwierig. Merke dir folgende Begriffe: Organisiere. Priorisiere. Fokussiere.

💁🏻‍♀️ Mein Produktivitätssystem

Mein Produktivitätssystem besteht aus diesen drei Säulen: Organisation. Priorisierung. Fokus. Sind diese drei Säulen stabil, funktioniert es mit der Produktivität einwandfrei. Ganz wichtig: Ich nutze alles digital. Ja, kein Bullet Journal mehr, dazu in einem anderen Blogpost mal mehr.

⛩ Säule #01: Organisiere.

Organisation ist A und O! Wenn du dein Leben nicht organisierst, wirst du früher oder später in Arbeit versinken. Damit dir das nicht passiert, gehen wir auf die vier Bereiche ein, die meiner Meinung nach organisiert sein sollten:

📆 Termine

Termine musst du sofort in deinen Kalender eintragen. Sobald ein Termin kommt, hast du direkt die Aufgabe, den Termin einzutragen. Essentiell dafür ist, dass du vermerkst, wo du hinmusst, von wann bis wann der Termin geht, ob du etwas vorbereiten musst und was noch besonders ist. Solltest du gerade keine Möglichkeit haben, so solltest du dir in deiner To-Do-App kurz den Vermerk machen, Kalendereintrag nachtragen. So geht nichts verloren! Ich nutze dafür die App Fantastical in der kostenlosen Variante.

👩🏻‍💻 To-Do-App

Du musst für all‘ deine Aufgaben einen Ort haben, an dem du sie sammelst. Es gibt zahlreiche Apps, mit denen du deine Aufgaben sammeln kannst; wichtig ist, dass du dir die App aussuchst, die dir zusagt. Ich habe mittlerweile etliche Apps getestet und lande immer wieder bei Todoist. Dort zahle ich auch die Premium-Funktion, weil ich dort Filter und Etiketten nutzen kann. Du kannst aber ruhigen Gewissens die kostenlose Variante von der App nutzen. Alle Aufgaben, die du hast, müssen in deiner App vernünftig sortiert und gesammelt werden. Ich habe zum Beispiel für jeden Bereich meines Lebens eine eigene Liste, zum Beispiel für Social Media, für Privates und für meinen Beruf.

📝 Dokumente

Wichtige Dokumente müssen meiner Meinung nach an einem Ort gesammelt werden. Ich persönlich nutze dafür OneDrive und habe wichtige Dokumente im persönlichen Tresor mit einem Passwort geschützt. Ob du das mit deinen wichtigen privaten Dokumenten machen möchtest, liegt natürlich bei dir. Ich kann allerdings sagen, dass ich mir dadurch schon viele Extra-Termine erspart habe, weil ich gewisse Daten bereits digital vor Ort hatte.

💡 Ideen

Über den Tag verteilt habe ich oft spontane Einfälle oder muss mir ganz kurz Dinge notieren, die ich für später brauche. Ich nutze dafür die Standard-Notiz-App von Apple. Die ist kostenlos und macht genau das, was ich will. Und zwar Notizen erfassen & speichern. Jeden Abend gehe ich die neuen Notizen durch und entwickele daraus Ideen, Aufgaben oder sortiere sie in der Notiz-App selber.

☝️Fazit der ersten Säule

Wenn du diese Vorschläge beherzigt, hast du alles Wichtige an einem Ort. Alles hat seinen Platz, du weißt, wo genau du was findest und nichts geht verloren. Das ist ganz wichtig, um einen klaren Kopf zu behalten, weil man weiß, dass alles aufbewahrt wird. Also, noch einmal: Alles hat seinen Platz, wird terminiert, eingetragen & gesammelt, damit du den Überblick nicht verlierst.

⛩ Säule #02: Priorisiere.

Nur, weil du alles sortiert und organisiert hast, bedeutet das nicht, dass sie sich von alleine erledigen. Deswegen ist es nun wichtig, dass du die Termine und Aufgaben priorisierst.Wie geht das? Es gibt natürlich etliche Methoden und Tipps & Tricks. Wichtig ist wieder, dass du die Methode nutzt, die dir zusagt und die für dich funktioniert.

📆 Termine

Bei Terminen, die du mitentscheiden kannst, achte darauf, dass du nicht einen Termin nach dem anderen hast. Puffer ist wichtig. Zwischen Terminen sollte am besten ein Puffer von 15 Minuten liegen, aber klar, nicht immer ist das im Alltag realisierbar.

📝 To-Do-App

Aufgaben zu priorisieren ist eine Kunst für sich. Ich könnte dir wirklich sehr viel dazu erzählen und sehr viele Hilfen anbieten. Wichtig ist, dass du am Abend vorher entscheidest, was für den nächsten Tag wichtig ist und was erledigt werden muss. Bei allen Methoden, die es gibt, ist es wirklich essentiell, dass du eine bewusste Entscheidung triffst, was du erledigen willst und musst. Damit ich die Woche im Blick habe, führe ich jeden Sonntag eine Wochenreflexiondurch: Wie war die aktuelle Woche? Was lief gut und was nicht? Was kommt in der neuen Woche auf mich zu? Welche Termine und Aufgaben? Habe ich Tage, an denen ich zu viel geplant habe? Die Reflexion hilft mir, die alte Woche abzuschließen und die neue in den Fokus zu rücken.

⛩ Säule #03: Fokussiere.

Du weißt jetzt, was du zu tun hast. Die Aufgaben sind terminiert und du schaust morgens in deine To-Do-App und siehst, was heute ansteht. Jetzt ist es wichtig, dass du fokussiert arbeitest. Achte zunächst darauf, dass deine Umgebungdich unterstützt, heißt also, dass dein Schreibtisch nur das bereithalten sollte, was du auch brauchst. Du möchtest kreativ sein und brauchst Zettel und Stifte? Dann lege den Abend vorher schon mal Zettel und Stifte auf deinen Schreibtisch und bereite alles vor. Wenn du konzentriert an einem Dokument arbeiten willst, dann räume deinen Schreibtisch und habe alles parat, was du für das Dokument brauchst. Du solltest also nur die Dinge auf deinem Schreibtisch bereithalten, die du brauchst. Wichtig ist, dass du dann auch in die Umsetzung kommst. Eine wichtige Methode dazu ist die Pomodoro-Technik, mit der du 25 Minuten konzentriert und effektiv arbeitest und dann fünf Minuten eine Pause machst. Möglich ist auch, für 45 Minuten zu arbeiten und dann eine Pause von 15 Minuten zu machen. Wichtig dabei ist, dass du über deinen Tag verteilt viele kurze Pausen machst statt wenige und lange. Fokus beutetet also, dass du dich nicht ablenken lässt und dass du konzentriert arbeitest. Nur so kommst du voran!

☝️ Zusammenfassung

Fazit ist, dass du mit dem Dreischritt Organisiere.Priorisiere.Fokussiere maximal produktiv sein wirst. Wichtig ist aber, dass du wirklich alle Schritte durchläufst und auch auf alle Teilaspekte der jeweiligen Säulen achtest. Welche Apps mir helfen, weißt du ja schon. Wie sie mir aber helfen, warum Checklisten und Datenbanken grandios sind, das zeige ich dir mal auf meinem YouTube-Kanal. Daher unbedingt den Kanal abonnieren!

👉 Jetzt du

Wie wirst du diese drei Säulen in deinen Alltag integrieren? Wie kann ich dich unterstützen, um noch produktiver zu werden? Lass‘ es mich gerne in den Kommentaren wissen!

Disclaimer: Alle Apps habe ich selber bezahlt. Ich bin von allen Apps überzeugt & teile nur meine eigene Meinung.