Fünf Methoden fürs clevere Priorisieren deiner ToDos

Warum du richtig priorisieren musst

Priorisieren?, fragst du dich gerade. Warum sollte ich meine Aufgaben priorisieren? Die Antwort ist einfach: Zu gutem Zeitmanagement gehört das Priorisieren einfach dazu. Es ist die Grundlage für dein tägliches Handeln! Wenn du nicht weißt, was du heute zu erledigen hast bzw. was davon alles wichtig ist für heute, wie soll dein Tag dann strukturiert ablaufen können? Wie kannst du deine Aufgaben effektiv managen, ohne dabei den Überblick zu verlieren und Fristen verstreichen zu lassen? Am Ende des Beitrages findest du übrigens einen Link zu einem Livestream mit Anita und mir, in dem wir über genau diese Themen gemeinsam sprechen.

Dieser Blogbeitrag zeigt dir eine funktionierende Strategie mit fünf Methodenauf, die du nutzen kannst, um deine Aufgaben clever zu priorisieren. Da ich ein Fan von strukturierten Abläufen bin, folgt hier zuerst die Übersicht der Schritte, die du für effektive Priorisierung durchlaufen solltest, bevor wir dann die einzelne Schritte durchgehen:

Schritt 1: Aufgaben alle an einem Ort sammeln
Schritt 2: Aufgaben priorisieren nach der Methode deiner Wahl
Schritt 2a: 1-3-5 Methode*
Schritt 2b: Eisenhower-Matrix-Methode
Schritt 2c: FEM-Methode*
Schritt 2d: Tagesabschnitts-Methode*
Schritt 2e: Ivy-Lee-Methode*
Schritt 3: Durchführung der Aufgaben
Schritt 4: Reflexion über deinen Tag & die Methode

Schritt 1: Aufgaben alle an einem Ort sammeln

Bevor wir an priorisieren denken können, müssen wir wissen, welche Aufgaben allgemein sortiert werden müssen. Dafür müssen wir wissen, welche Aufgaben existieren. Um alle Aufgaben effektiv priorisieren zu können, solltest du diese goldene Regel der Produktivität einhalten: Sammele alle deine Aufgaben an einem Ort. Die Betonung liegt dabei auf „alle“ und „einem [Ort]“. Ob du deine Aufgaben digital über eine App sammelst oder analog mit Stift und Papier, das bleibt dir überlassen. Entscheidend ist, dass du nur einen Ort zum sammeln hast.

Schritt 2: Aufgaben priorisieren nach der Methode deiner Wahl

Es gibt unendlich viele Möglichkeiten, Aufgaben im Alltag zu priorisieren. Im weiteren Verlauf dieses Beitrages werde ich dir fünf Methoden an die Hand geben, mit denen du effektiv deine Aufgaben priorisieren kannst. „Gleich fünf Methoden?“, fragst du dich eventuell gerade. Definitiv! Denn das Priorisieren von Aufgaben ist genauso vielseitig wie jeder einzelne – da gibt es nicht eine Methode, die für jeden wunderbar passt, sondern du musst herausfinden, welche der Methoden dir am meisten zusagt und welche am besten funktioniert.

Schritt 2a: Die 1-3-5 Methode

Die 1-3-5-Methode ist einer meiner persönlichen Favoriten, denn die Methode ist sehr einfach zu verstehen und sehr einfach umzusetzen. Dass das nicht immer so ist, werden wir gleich noch sehen. Die Zahlen der Methode stehen für die Anzahl an Aufgaben in den jeweiligen Kategorien. Kategorie Eins sind Aufgaben, die am längsten dauern, die viel Gehirnenergie brauchen und die oft auch am schwierigsten sind. Aufgaben dieser Art solltest du nur eine am Tag haben. Daher auch die 1 in der 1-3-5-Methode. Kommen wir zur Zahl 3. Die 3 bedeutet, dass du dir drei Aufgaben heraussuchst, die mittellang dauern, die nicht ganz so viel Gehirnenergie benötigen und die auch nicht ganz so schwierig sind. Die letzte Zahl steht für einfache Aufgaben, die wirklich recht kurzer Natur sind und die kaum Gehirnenergie benötigen. Das Schöne an der Methode ist, dass du dich so auf neun Aufgaben am Tag fokussierst und auch die Aufgaben unterschiedlich gewichtet sind und du nicht nur Aufgaben aus der ersten Kategorie abarbeitest, sondern eben auch kleinere Aufgaben. Zusätzlich schützt dich diese Methode davor, zu viele Aufgaben an einem Tag abarbeiten zu wollen.

Schritt 2b: Eisenhower-Methode

Die Eisenhower-Methode. Auch gerne Eisenhower-Matrix genannt. Sie teilt Aufgaben ein, und zwar in vier Bereiche: dringend und wichtig, dringend und unwichtig, nicht dringend und wichtig, nicht dringend und nicht wichtig. Man teilt alle Aufgaben auf nach Wichtigkeit und Dringlichkeit. Folgende Handlungen schlägt die Matrix vor: Wenn eine Aufgabe wichtig und dringend ist, dann solltest du sie sofort selber erledigen. Ist die Aufgabe wichtig, aber nicht dringend, terminiere die Aufgabe und erledige sie zeitnah selber. Zeitnah deswegen, damit diese Aufgabe nicht dringend wird. Ist eine Aufgabe nicht wichtig, aber dennoch dringend, schlägt die Matrix vor, dass man die Aufgaben an jemand anderen delegiert. Dass das für „normale“ Menschen ohne Sekretariat oder Ähnlichem nicht wirklich hilfreich ist, das darf jeder für sich selber einmal testen. Aufgaben, die nicht wichtig und nicht dringend sind, die sollte man erst gar nicht bearbeiten. Fensterputzen, so gerne ich es auch tue, ist nie dringend und auch nicht wirklich wichtig. Ob ich es wohl einfach aus meiner Liste streichen kann? Du merkst sicherlich, dass ich mit dieser Methode ein wenig auf Kriegsfuß bin! Meiner Meinung nach ist sie für den täglichen Wahnsinn einfach zu komplex und nicht realistisch umsetzbar. Aber, ob das so stimmt, musst du natürlich selber für dich herausfinden.

Schritt 2c: FEM-Methode

Die FEM-Methode gibt es noch nirgends zu finden. Meine Zeitmanagement-Kollegin Anita hat sie entwickelt und neulich in einem gemeinsamen Livestream mit mir vorgestellt. Die Methode ist super simple, aber echt effektiv: Das F steht für Fokus. Diese Aufgaben sind deine Prioritäten für den Tag; dabei sollte jeden Tag eine andere Kategorie dein Fokus sein, sprich du solltest nicht jeden Tag als Fokus etwas nur aus deinem Job erledigen, sondern auch aus deinen anderen Kategorien. Das M bedeutet Minis. Das sind in der Regel bis zu sechs Aufgaben, die jeweils zügig zu erledigen sind. Sie dauern in der Regel nur zwei bis zehn Minuten. Spannend sind die Extras, die in der Methode durch das E gekennzeichnet werden. Extras sind 3-6 Aufgaben zusätzlich, die mindestens aber drei Aufgaben beinhaltet, auf die du Lust hast und die du gerne machst. Ich bin total begeistert von dieser Methode, da sie wieder die Anzahl an Aufgaben festlegt und du auch darauf achtest, dass du immer verschiedene Kategorien, also in meinem Fall Beruf, Privat und Social Media, bedienst.

Schritt 2d: Tagesabschnitts-Methode

Ich weiß gar nicht, ob diese Methode so heißt oder ob es sie gibt, aber ich nutze sie wie folgt: Ich terminiere Aufgaben nach Tagesabschnitten. Ich habe dafür Etiketten bzw. Farben. Aufgaben, die ich morgens erledigen will, sind rot markiert. Aufgaben, die ich um den Mittag erledigen muss, sind orange. Aufgaben, die ich eher am Nachmittag erledigen muss, sind blau. Aufgaben, die ich abends erledigen muss, sind weiß markiert. Der Vorteil dabei ist, dass ich auf einen Blick sehe, welche Aufgaben ich morgens erledigen muss und welche zu einer anderen Zeit.

Schritt 2e: Ivy-Lee-Methode

Die letzte Methode ist ebenfalls eine Methode, die ich gerne in meinen Alltag integriere. Als Erstes geht es darum, sechs Aufgaben auszuwählen, die man den Tag über erledigen möchte. In der Regel sind es bei mir mehr als sechs, aber es sollten maximal neun Aufgaben sein. Danach legst du eine Reihenfolge fest und erledigst die erste Aufgabe. Danach kontrollierst du, ob die Liste, die du vorhin erstellt hast, immer noch aktuell ist oder ob du sie modifizieren musst. Dabei ist jetzt folgendes ganz wichtig: Kommt eine neue Aufgabe hinzu, musst du eine Aufgabe herausnehmen; meist die letzte Aufgabe aus der Liste. Dieses Vorgehen ist sehr wichtig, denn dein Tag soll nicht nur aus unendlich vielen Aufgaben bestehen, sondern eben nur aus neun Aufgaben.

Schritt 3: Durchführung der Aufgaben

Egal, für welche Methode du dich entscheidest, wichtig ist, dass du in aller Ruhe die Aufgaben durchführst, dich nicht ablenken lässt und konzentriert arbeitest. Dass das nicht immer möglich ist, das ist mir bewusst; aber das Ziel sollte es sein, dass du konzentriert an einer Aufgabe arbeitest.

Schritt 4: Reflexion über deinen Tag & die Methode

Du hast es geschafft und bis hierhin gelesen? Grandios! Denn viele vergessen den letzten, aber wichtigen Schritt: Die Reflexion! Denke am Ende des Tages einmal darüber nach, was gut geklappt hat und was nicht. Wenn etwas nicht gut geklappt hat, frage dich, was du optimieren könntest bzw. woran es gelegen hat, damit du davon direkt am nächsten Tag profitieren kannst.

Und nu?

Nimm‘ mit, was du aus diesem Blogbeitrag mitnehmen kannst und teste die Methoden aus, die dir am meisten zusagen! 🙂 Und hier geht’s übrigens zum Livestream mit der lieben Anita und mir.

Quelle des Titelbildes: Icons8 Team / Unsplash Sanduhr: NeONBRAND / Unsplash Kalender: Emma Matthews Digital Content Production / Unsplash To-Do-Liste: Glenn Carstens-Peters / Unsplash Frau am Laptop: Christin Hume / Unsplash & Thought Catalog / Unsplash Sanduhr in der Hand: Who’s Denilo ? / Unsplash Schreibtisch mit Kaffee: Andrew Neel / Unsplash iPad auf dem Tisch: Omar Al-Ghosson / Unsplash FEM-Darstellung: FEM-Methode aka Priorisieren wie ein Sandwich Artist